Datenschutzerklärung.

1. Wer wir sind

TRACIO („wir“, „uns“, „unser“) ist ein unabhängiges Beratungsunternehmen, das sich auf Echtzeit-Ortungssysteme (RTLS), RFID, IIoT und angewandte KI spezialisiert hat. Die eingetragene Adresse und die Registrierungsdaten sind auf unserer Seite „Unternehmensinformationen“ aufgeführt. Der Verantwortliche für personenbezogene Daten, die über tracio.com übermittelt werden, ist TRACIO.

2. Welche personenbezogenen Daten wir erheben

Wir erheben nur die Daten, die erforderlich sind, um Anfragen zu beantworten, unsere Dienstleistungen zu erbringen und die Website zu betreiben:

• Über das Kontaktformular übermittelte Daten: Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, optionale Telefonnummer, Unternehmen, Berufsbezeichnung, Land/Region, Branche, Projektkontext, den Sie uns mitteilen möchten, sowie Ihre Nachricht.
• E-Mail-Korrespondenz: Der Inhalt aller Nachrichten, die Sie uns senden, sowie die damit verbundenen Metadaten.
• Auftragsdaten: Für aktive Kunden die Informationen, die zur Erbringung des Auftrags erforderlich sind (Projektdokumente, Details zur technischen Umgebung, Stakeholder).
• Technische Daten: IP-Adresse, User-Agent, Spracheinstellung, besuchte Seiten, Referrer. Diese werden kurzzeitig in Serverprotokollen gespeichert und für Sicherheitszwecke sowie grundlegende Betriebsanalysen verwendet.
• Cookies: siehe unsere Cookie-Richtlinie.

3. Warum wir diese Daten verwenden (Rechtsgrundlage gemäß Art. 6 DSGVO)

• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f): Beantwortung Ihrer Anfrage, Bereitstellung angeforderter Informationen, Sicherung der Website und Verbesserung unserer Dienstleistungen.
• Erfüllung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b): Sobald Sie Kunde werden, ist die Verarbeitung erforderlich, um den vereinbarten Auftrag zu erfüllen.
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a): für nicht essentielle Cookies und jegliche Marketingmitteilungen, denen Sie ausdrücklich zugestimmt haben.
• Gesetzliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c): Steuerunterlagen, gesetzliche Rechnungslegungspflichten, regulatorische Anforderungen.

4. An wen wir Ihre Daten weitergeben

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Wir geben sie nur weiter an:

• Unterauftragsverarbeitern, die für den Betrieb der Website und unseres Geschäfts erforderlich sind: E-Mail-Anbieter, SMTP-Dienst, Hosting-Anbieter, Buchhaltungssoftware, Terminplanungs-Tool. Jeder dieser Partner ist an eine Datenverarbeitungsvereinbarung gebunden.
• Behörden, sofern gesetzlich vorgeschrieben (Vorladung, behördliche Aufforderung, Betrugsermittlung).

Wir übermitteln keine personenbezogenen Daten in Drittländer ohne angemessene Garantien (Standardvertragsklauseln oder eine Angemessenheitsentscheidung).

5. Wie lange wir sie aufbewahren

• Anfragen über das Kontaktformular: 24 Monate ab der letzten Interaktion, danach gelöscht, sofern kein aktives Mandat beginnt.
• Aufzeichnungen über Kundenbeziehungen: für die Dauer der Geschäftsbeziehung und danach 7 Jahre für die gesetzlich vorgeschriebene Buchführung und Rechnungsprüfung.
• Serverprotokolle: 90 Tage (rollierend).
• Aufzeichnungen zur Marketing-Einwilligung: bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen.

6. Ihre Rechte

Gemäß der DSGVO / dem britischen Datenschutzgesetz (UK DPA) haben Sie das Recht:

• Auskunft über die personenbezogenen Daten zu erhalten, die wir über Sie gespeichert haben.
• Unrichtige Daten zu berichtigen.
• die Löschung zu verlangen (das „Recht auf Vergessenwerden“), vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.
• die Verarbeitung einzuschränken oder ihr zu widersprechen.
• Datenübertragbarkeit – Ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format zu erhalten.
• Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einlegen (z. B. beim britischen ICO, Ihrer nationalen Datenschutzbehörde oder der Datenschutzbehörde des EU-Mitgliedstaats, in dem Sie leben oder arbeiten).

Um eines dieser Rechte auszuüben, senden Sie eine E-Mail an unseren Datenschutzbeauftragten unter dpo@tracio.com. Wir werden Ihnen innerhalb eines Monats antworten.

7. Sicherheit

Wir befolgen branchenübliche Sicherheitsmaßnahmen, darunter TLS bei der Datenübertragung, verschlüsselte Backups, Zugriff nach dem Prinzip der geringsten Berechtigungen, MFA für alle Administratorkonten und eine fortlaufende Überprüfung unserer Liste der Unterauftragsverarbeiter. Kein System ist vollkommen sicher; sollte es zu einer Datenschutzverletzung kommen, würden wir die betroffenen Parteien und die Aufsichtsbehörden innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen benachrichtigen.

8. Kinder

TRACIO Unsere Dienste sind B2B-Dienste. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Personen unter 16 Jahren.

9. Änderungen

Sollten wir diese Richtlinie wesentlich ändern, werden wir das Datum des Inkrafttretens aktualisieren und gegebenenfalls die Kunden direkt benachrichtigen. Die fortgesetzte Nutzung der Website nach einer Änderung gilt als Zustimmung.

10. Kontakt

Datenschutzbeauftragter: dpo@tracio.com
Rechtliche Anfragen: legal@tracio.com
Sicherheitshinweise: security@tracio.com · security.txt
Allgemein: hello@tracio.com

Diese Vorlage dient als Ausgangspunkt und sollte von einem qualifizierten Rechtsbeistand geprüft werden, bevor sie für den Live-Betrieb herangezogen wird.