Modèle de RFP RTLS — gratuit, neutre pour le fournisseur.
We've sat on both sides of dozens of RTLS RFPs and seen the patterns that make them work — or fail. This is the vendor-neutral RTLS RFP template we use with clients on real enterprise procurements.
Use it as a starting point, adapt it to your environment, and ask us if you want a review before issuance.
Qu’y a-t-il dans le modèle
The full template is a Word document (~25 pages) plus a vendor-response evaluation spreadsheet. Section 1 — Business context: problem statement, stakeholders, target outcomes, current state.
Section 2 — Scope: sites, use cases, asset / staff / patient counts, environmental conditions. Section 3 — Technical requirements: accuracy targets at the 95th percentile, update rates, coverage, latency, integration, security, compliance.
Section 4 — Commercials: capex / opex split, year-1 vs steady-state, success-based pricing options, change orders. Section 5 — Service and support: response SLAs, escalation, on-site coverage.
Section 6 — Evaluation: weighting model, scoring framework, decision criteria. Section 7 — Submission: format, timeline, contact, evidence requirements (referenceable deployments, validated accuracy).
Les pièges que le modèle vous aide à éviter
Most failed RTLS RFPs share three problems. Vendor-spec-by-stealth: the RFP was written by a vendor or by a buyer who copied a vendor brochure, locking out competition. Our template is technology-neutral and requires vendors to justify the radio choice.
No success criteria: "good accuracy" is not measurable. We require quantified accuracy targets at the 95th percentile, validated in pilot. Capex-only commercials: missing TCO of years 2–5. We require year-1 and steady-state, capex and opex, change orders included.
Comment nous l’utilisons avec les clients
Stage 1 of /method (Scope, Architect, Cost) produces a tailored RFP.
We adapt the template to the specific environment, refine accuracy and update-rate targets from RF site survey, model the commercials based on the actual asset and tag counts, and pre-qualify a shortlist of 3–5 vendors based on reference deployments.
The RFP issues to that shortlist; we run the evaluation as a transparent scoring exercise.
Pré-qualification — économise des semaines
Most RTLS RFPs go to too many vendors and produce too many half-fit responses.
Our recommended sequence: 1) state the use cases and environment in a brief; 2) request 1–2-page capability statements + reference deployments from a longlist of 8–12 vendors;
3) shortlist 3–5 based on demonstrable fit and reference quality; 4) issue the full RFP to the shortlist.
This saves your team 60–80% of evaluation effort.
Cadre d’évaluation
The evaluation spreadsheet scores responses across 6 dimensions: technical fit (30%), commercial value (20%), reference deployments (15%), integration capability (10%), security and compliance (10%), service and support (15%).
Weighting is adjustable per engagement. We treat references as a hard gate — no validated production deployment of the same scale and use case, no shortlist.
Ce que vous pouvez faire ensuite
Download the template, adapt it to your environment, run pre-qualification, and issue to a focused shortlist. If you want us to review the adapted RFP before issuance — or to run the procurement as an independent advisor — book a 30-minute scoping call.
We're vendor-neutral and have no economic stake in the vendor selection. The downloadable template will be linked here when you sign up to the procurement-toolkit list — we ship it after a short qualification email.
Questions fréquemment posées
Le modèle est-il vraiment neutre pour les fournisseurs ?
Oui. Nous faisons cela pour vivre et nous percevons nos honoraires de conseil auprès des clients, pas des fournisseurs. Le modèle est structuré pour extraire de véritables différences de capacité, et non pour verrouiller des réponses spécifiques à la marque.
Peut-on utiliser cela pour une demande de demandes uniquement RFID ou uniquement IoT ?
Oui — la structure s’adapte. Les achats RTLS, RFID, IoT, AGV / AMR utilisent tous le même cadre de base avec des sections spécifiques à la technologie. Nous nous adaptons à la catégorie spécifique à l’étape 1.
Agissez-vous en tant que conseiller indépendant lors de l’évaluation ?
Oui, régulièrement. Les clients nous font appel à nous pour gérer la demande d’offres en leur nom — rédaction, briefing fournisseur, évaluation, recommandation. Nous ne percevons pas de frais, de commissions ou de pots-de-vin des fournisseurs. Voir /about/independence.
Quel est le calendrier typique entre un appel d’offres et un contrat ?
Pré-qualification 2 à 3 semaines ; Délivrance de la demande de propositions à la réponse dans 4 à 6 semaines ; évaluation et liste restreinte 2 à 3 semaines ; démonstrations et références de fournisseurs en 2 à 3 semaines ; sélection finale et contrat de 2 à 4 semaines. Total : 12 à 19 semaines. Plus rapide si la pré-qualification est bien faite.
Qu’en est-il des RFP commerciaux qui incluent des pilotes ?
De nombreux RFP RTLS nécessitent désormais un pilote payant avant l’engagement. Nous recommandons un projet pilote structuré de 8 à 12 semaines avec des critères de réussite pré-convenus — couverts dans le modèle. Nous concevons des pilotes à l’étape 2 de /method.
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