RTLS RFP-Vorlage – kostenlos, herstellerneutral.
We've sat on both sides of dozens of RTLS RFPs and seen the patterns that make them work — or fail. This is the vendor-neutral RTLS RFP template we use with clients on real enterprise procurements.
Use it as a starting point, adapt it to your environment, and ask us if you want a review before issuance.
Was ist in der Vorlage
The full template is a Word document (~25 pages) plus a vendor-response evaluation spreadsheet. Section 1 — Business context: problem statement, stakeholders, target outcomes, current state.
Section 2 — Scope: sites, use cases, asset / staff / patient counts, environmental conditions. Section 3 — Technical requirements: accuracy targets at the 95th percentile, update rates, coverage, latency, integration, security, compliance.
Section 4 — Commercials: capex / opex split, year-1 vs steady-state, success-based pricing options, change orders. Section 5 — Service and support: response SLAs, escalation, on-site coverage.
Section 6 — Evaluation: weighting model, scoring framework, decision criteria. Section 7 — Submission: format, timeline, contact, evidence requirements (referenceable deployments, validated accuracy).
Die Fallen, die die Vorlage dir hilft, zu vermeiden
Most failed RTLS RFPs share three problems. Vendor-spec-by-stealth: the RFP was written by a vendor or by a buyer who copied a vendor brochure, locking out competition. Our template is technology-neutral and requires vendors to justify the radio choice.
No success criteria: "good accuracy" is not measurable. We require quantified accuracy targets at the 95th percentile, validated in pilot. Capex-only commercials: missing TCO of years 2–5. We require year-1 and steady-state, capex and opex, change orders included.
Wie wir es mit Kunden einsetzen
Stage 1 of /method (Scope, Architect, Cost) produces a tailored RFP.
We adapt the template to the specific environment, refine accuracy and update-rate targets from RF site survey, model the commercials based on the actual asset and tag counts, and pre-qualify a shortlist of 3–5 vendors based on reference deployments.
The RFP issues to that shortlist; we run the evaluation as a transparent scoring exercise.
Vorqualifikation – spart Wochen
Most RTLS RFPs go to too many vendors and produce too many half-fit responses.
Our recommended sequence: 1) state the use cases and environment in a brief; 2) request 1–2-page capability statements + reference deployments from a longlist of 8–12 vendors;
3) shortlist 3–5 based on demonstrable fit and reference quality; 4) issue the full RFP to the shortlist.
This saves your team 60–80% of evaluation effort.
Bewertungsrahmen
The evaluation spreadsheet scores responses across 6 dimensions: technical fit (30%), commercial value (20%), reference deployments (15%), integration capability (10%), security and compliance (10%), service and support (15%).
Weighting is adjustable per engagement. We treat references as a hard gate — no validated production deployment of the same scale and use case, no shortlist.
Was du als Nächstes tun kannst
Download the template, adapt it to your environment, run pre-qualification, and issue to a focused shortlist. If you want us to review the adapted RFP before issuance — or to run the procurement as an independent advisor — book a 30-minute scoping call.
We're vendor-neutral and have no economic stake in the vendor selection. The downloadable template will be linked here when you sign up to the procurement-toolkit list — we ship it after a short qualification email.
Häufig gestellte Fragen
Ist die Vorlage wirklich herstellerneutral?
Ja. Wir machen das beruflich und verdienen unsere Beratungsgebühren von unseren Kunden, nicht von Anbietern. Die Vorlage ist so strukturiert, dass echte Fähigkeitsunterschiede herausgefiltert werden, nicht um spezifische Markenantworten festzulegen.
Können wir das für eine RFID-only- oder IoT-only-RFP verwenden?
Ja – die Struktur passt sich an. RTLS, RFID, IoT, AGV / AMR Beschaffungen verwenden alle denselben Grundrahmen mit technologiespezifischen Abschnitten. Wir passen uns für die spezifische Kategorie in Stufe 1 an.
Treten Sie als unabhängiger Berater bei der Bewertung auf?
Ja, regelmäßig. Kunden beauftragen uns, die Ausschreibung in ihrem Namen durchzuführen – Entwurf, Lieferantenbriefing, Bewertung, Empfehlung. Wir nehmen keine Gebühren, Provisionen oder Kickbacks von Anbietern entgegen. Siehe /about/independence.
Wie sieht der typische Zeitraum von RFP bis Vertrag aus?
Vorqualifikation 2–3 Wochen; RFP-Ausgabe bis zur Antwort 4–6 Wochen; Bewertung und Shortlist 2–3 Wochen; Vendor-Demos und Referenzen 2–3 Wochen; Endgültige Auswahl und Vertrag 2–4 Wochen. Gesamt: 12–19 Wochen. Schneller, wenn die Vorqualifikation gut gemacht wird.
Wie sieht es mit kommerziellen Ausschreibungen aus, die Piloten einschließen?
Viele RTLS-RFPs verlangen heute einen bezahlten Piloten vor der Verpflichtung. Wir empfehlen einen strukturierten 8–12-wöchigen Pilotplan mit vorab vereinbarten Erfolgskriterien – abgedeckt in der Vorlage. Wir entwerfen Pilotprojekte in Phase 2 von /method.
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